Pianificare un evento aziendale, qualunque esso sia, significa inserirlo all’interno della strategia di comunicazione aziendale, in armonia con le altre attività di comunicazione con cui intreccia relazioni necessarie non solo al successo dell’evento stesso, ma al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
L’organizzazione di un evento aziendale richiede uno sforzo in termini di risorse, di tempo, di denaro davvero notevole, ma per chi sceglie di compiere l’impresa, la soddisfazione personale e professionale sarà altrettanto notevole: è una piccola dimostrazione di coraggio e incoscienza, di capacità decisionali e di talento organizzativo.
Come abbiamo già visto in un articolo precedente, esistono diverse tipologie di eventi ed occorre saper scegliere ogni volta quello più opportuno.
Ci sono tuttavia 6 tratti comuni ai diversi eventi aziendali.
Conoscerli a fondo è la prima dote di un bravo Event Manager.
Ecco i primi tre
1 – Contenuti
Un errore comune nelle Aziende è decidere di fare un evento senza aver definito prima i suoi contenuti. Si delega una risorsa aziendale o un’agenzia esterna alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi e solo “sotto data” si inizia a lavorare freneticamente nella produzione di presentazioni, discorsi, materiale divulgativo. Il rischio è che l’evento, benché organizzato in maniera professionale, non sia completamente in sintonia coi messaggi che saranno trasmessi, lasciando quindi, in tutti coloro che parteciperanno, una spiacevole sensazione di dissonanza.
È utile quindi iniziare dai contenuti da veicolare durante l’evento e costruire attorno ad essi il migliore contenitore possibile.
È inoltre buona prassi condividere sin dall’inizio questi contenuti con tutti i reparti aziendali, perché il successo di un evento sarà tanto più grande quanto più le persone si sentiranno coinvolte e vorranno partecipare al successo dell’iniziativa.
Non c’è nulla di più disperante che visitare una fiera e trovare agli stand funzionari commerciali smarriti o demotivati, niente di peggio che organizzare un seminario ed avere un numero di partecipanti ridicolo, perché nessuno ha contattato i clienti, organizzare una conferenza su un tema che interessa solo al «grande capo» senza aver avuto riscontri da chi quotidianamente dialoga con i clienti.
2 – Data
Non c’è possibilità di scelta quando partecipiamo ad una Fiera: la data è fissata ed è, per chi organizza, un vincolo importante.
È quindi necessaria una pianificazione dettagliata che spesso inizia con l’acquisto degli spazi – talvolta con più di un anno di anticipo – e continua con la creazione di tutto il materiale promozionale a corredo dei nuovi prodotti o servizi che saranno presentati. Fondamentale è fissare verifiche periodiche col Marketing di Prodotto, la Produzione e la Logistica per essere certi che non vi siano slittamenti nelle scadenze o variazioni in corso.
Nel caso di una Festa, possiamo decidere liberamente, conviene quindi tener conto della stagionalità aziendale, preferendo un periodo relativamente tranquillo, in modo da rendere più semplice il coinvolgimento di vendite, marketing e degli altri reparti aziendali.
Può essere interessante organizzare un evento subito prima del picco di stagionalità, per trainare le vendite del periodo successivo, oppure organizzare una festa durante una fiera che attrae un vasto pubblico, sfruttando così la pedonabilità della fiera, ma con l’esclusività di una festa privata.
Utile conoscere anche le abitudini della concorrenza e decidere se «scontrarsi» nella gara a chi ha più partecipanti, organizzando una festa in concomitanza con quella organizzata da altri, o preferire il quieto vivere, evitando sovrapposizioni. Inutile dire che la prima opzione è rischiosa se il concorrente è molto famoso e ha una quota di mercato rilevante.
La data dipenderà infine anche dalle disponibilità della location scelta, che a sua volta dipenderà dal numero dei partecipanti ipotizzati e dal messaggio che vogliamo dare con il nostro evento
Quando si organizza un seminario o un workshop, solitamente lo si fa a supporto del lancio di un nuovo prodotto o servizio all’interno dell’offerta commerciale dell’azienda. La data sarà quindi legata a tale evento.
In ogni caso la maggior parte dei seminari si svolgono in primavera e a inizio autunno, evitando la stagione estiva sia per la scarsa disponibilità delle strutture – e il prezzo molto più alto – che per la probabile mancanza di partecipanti ed evitando altresì l’inverno quando il calendario lavorativo è già molto ridotto dalle festività e soprattutto se, come avviene per moltissime aziende italiane, si va incontro alla chiusura dell’anno fiscale.
Per quanto riguarda le conferenze stampa, sappiamo che devono essere indette solo se ne vale davvero la pena, ovvero se l’argomento è importante e rilevante per la stampa. Non c’è una stagionalità, ma se proprio non siamo a capo di un’azienda che può sconvolgere i destini del mondo, evitiamo di chiamare i giornalisti a ferragosto.
Nessun vincolo per gli eventi virtuali, se non quello – peraltro non trascurabile – dello scontro con altri eventi più importanti: se c’è la finale di champions league, probabilmente il pubblico maschile italiano non sarà interessato ad un Webinar proprio alla stessa ora.
Vi sono infine i Flash Mob, eventi estemporanei solitamente organizzati in poco tempo, nonostante il coinvolgimento di un numero elevato di persone. Per l’organizzazione è raccomandabile rivolgersi a degli specialisti, perché si svolgono sul suolo pubblico ed occorre gestire un iter di richieste burocratiche, tra cui la disponibilità di una data disponibile in un calendario decisamente complesso.
3 – Check list
Definiti i contenuti e la data, la prima cosa da fare è creare una lista il più possibile completa delle cose da fare.
Tale lista va organizzata secondo un criterio di priorità temporale, definendo un responsabile e una scadenza per ogni singola attività ed evidenziando la relazione tra le diverse attività e la necessità che alcune siano propedeutiche ad altre.
La lista sarà composta da Macro-attività, ognuna contenente una serie di attività specifiche.
Ad esempio, tra le attività di COMUNICAZIONE troveremo la creazione della grafica, la stampa del materiale, la promozione dell’evento, la gestione degli inviti e delle registrazioni, gestione delle pubbliche relazioni; tra le attività LOGISTICHE troveremo la ricerca della location, i sopralluoghi e la scelta finale, la gestione delle spedizioni del materiale, l’organizzazione dei transfer, l’allestimento delle sale;, tra le attività relative ai CONTENUTI avremo invece la definizione del tema principale dell’evento, la scelta dei relatori, la raccolta delle presentazioni, la definizione della scaletta delle diverse giornate, tra le attività AMMINISTRATIVE avremo la raccolta delle sponsorizzazioni, i pagamenti di acconti e saldi ai fornitori, gli acquisti di materiale…
Le attività specifiche saranno a loro volta scomposte in specifiche azioni, ad esempio nella GRAFICA avremo la creazione ed eventualmente la stampa di inviti, badge, pagine pubblicitarie, creazione delle immagini per i post, creazione del logo dell’evento e di tutto il materiale a supporto dell’evento prima, durante e dopo lo svolgimento dello stesso.
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