Come abbiamo già scritto, ci sono alcuni elementi comuni a tutti gli eventi aziendali, che devono essere noti e gestiti da ogni bravo Event Manager. Dopo avere analizzato – qui il link – i contenuti, la scelta della data e la creazione di una check list con scadenze e responsabilità, affrontiamo ora altri elementi determinanti per la buona riuscita dell’evento.
4 – LOCATION
Nella ricerca della location più adatta all’evento occorre partire dalla tipologia di evento e dalle caratteristiche dello stesso, solo così sarà possibile definire i requisiti che la location deve possedere per potere ospitare il nostro evento.
In primo luogo occorre fare una stima del numero dei partecipanti, esercizio non facile, basato solitamente sull’esperienza personale e degli altri reparti aziendali. Partendo dal fatto che in uno spazio per 100 persone ce ne possono stare di meno, ma raramente di più, meglio fissare il numero come l’obiettivo ragionevolmente più alto da raggiungere in termini di presenze e contrattare poi coi fornitori i minimi garantiti e le scadenze entro cui comunicarli.
Fissato il tetto delle presenze, la location più adatta sarà quella più adeguata all’iniziativa: se sto organizzando una convention per 1.000 delegati, dovrò indirizzare la mia scelta su un centro congressi, se invece si tratta di una festa, potrò orientarmi su ex-aree industriali oggi disponibili per eventi privati.
La scelta dipende ovviamente anche dalla stagione: in estate si aprono letteralmente maggiori opzioni, ma occorre ricordare sempre il rischio maltempo e trovare una soluzione che permetta la facile attuazione di un “piano B” in caso di temporali improvvisi. Inutile illudersi che la gente sarà comunque indifferente a qualche goccia d’acqua, salvo che si tratti di una gara di Triathlon o di una corsa campestre.
Va da sé che la scelta del luogo dove si svolgerà l’evento ha in sé anche un valore in termini di comunicazione: una location esclusiva o l’apertura straordinaria di un museo rafforzeranno il messaggio di esclusività nella relazione con gli ospiti e la percezione di prestigio aziendale, ma se l’obiettivo è un team building o una giornata di divertimento, sarà opportuno scegliere soluzioni più informali quali, ad esempio, parchi di divertimenti o l’affitto di un bagno su una spiaggia.
Esistono diversi portali che aiutano nella ricerca delle location ed esistono agenzie viaggi specializzate in Incentive capaci di dare supporto nella identificazione della migliore soluzione.
5 – FORNITORI ESTERNI
Nell’organizzazione di un evento è fondamentale gestire e coordinare il lavoro offerto da diversi fornitori esterni.
E’ buona norma che alcuni tra loro si conoscano e dialoghino direttamente, per evitare che l’organizzazione spenda inutili risorse nel riportare quanto definito con un fornitore ad un altro.
Tra i principali fornitori esterni avremo
- gli Hotel e in generale le strutture ricettive con cui andranno stipulati contratti dettagliati su tutti i servizi offerti e sulle clausole di pagamento
- i Ristoranti o servizi di Catering a cui dovranno essere date indicazioni precise sia in merito al menu e alle bevande, che all’allestimento richiesto.
ATTENZIONE! La scelta del menu e dei vini di accompagnamento è un’arte, che il buon Event Manager non può non padroneggiare.
Nel dubbio, piuttosto che rischiare scelte azzardate, meglio ricorrere alla impostazione classica: l’esperienza di degustazione deve essere un crescendo sia per quanto riguarda i vini che le vivande e non sono ammesse ripetizioni né sugli ingredienti né sul tipo di cottura. Se qualche ristoratore propone, ad esempio, un “menu a tema” a base di mela, non cadere nel tranello! Può essere un’esperienza divertente con un gruppo di amici, ma non è una scelta percorribile per un evento aziendale, non fosse altro che per evitare il rischio di lasciare digiuni quei commensali che proprio non sopportano quello specifico frutto.
Al di là del galateo, è utile e doveroso informarsi preventivamente su eventuali intolleranze o limitazioni alimentari. Richiedere questa informazione non solo non è sconveniente, ma denota attenzione nei confronti degli invitati.
Ci sono poi numerosi altri fornitori di servizi che concorrono alla buona riuscita di un evento.
- Grafici e agenzie di comunicazione che creano e declinano l’immagine dell’evento stesso. Per loro va preparato un briefing dettagliato sulle motivazioni, i contenuti e gli obiettivi dell’evento, lasciando poi a loro la massima libertà creativa.
- Tipografi e stampatori, che realizzano tutto il materiale di supporto come inviti, volantini, brochures… Solitamente sono le agenzie che si occupano direttamente anche di questi aspetti, se così non fosse, definire subito le scadenze entro le quali i file di stampa devono essere inviati, per potere avere il materiale pronto qualche giorno prima dell’evento.
- Attori, cantanti, comici, intrattenitori… tutti coloro che forniranno l’intrattenimento durante una festa. Esistono agenzie specializzate per reclutare e gestire i contratti con queste figure professionali e che si occupano anche della gestione dei versamenti SIAE. Per tutti questi ospiti può essere necessario sostenere le spese di trasferta e di permanenza nel luogo in cui si svolge l’evento, ricordandosi di loro al momento della prenotazione.
- Gli Allestitori sono figure indispensabili nelle fiere. A loro deve essere affidata la realizzazione del progetto dello stand. In alcuni casi si occupano anche della progettazione, in altri eseguono quanto definito dall’agenzia. Devono in ogni caso collaborare strettamente con l’agenzia per la realizzazione degli elementi grafici e la loro installazione.
- Fotografi / operatori. Anche se i Selfie sono divertenti e utili nella condivisione di un evento in tempo reale, può essere necessario il supporto di un fotografo o un operatore professionista che riprenda i momenti salienti dell’evento, soprattutto se pensiamo di aver bisogno di produrre immagini e video in buona risoluzione nei giorni successivi all’evento.
6 – COMUNICAZIONE
La comunicazione accompagna l’evento dalla sua ideazione fino ai giorni successivi all’evento stesso.
Prima dell’evento occorre creare la giusta aspettativa, con azioni promozionali sui media più idonei rispetto al target dell’evento stesso.
Si potranno quindi avere inviti personalizzati stampati e mandati per posta per una sfilata di moda, oppure una pagina dedicata sul profilo aziendale di Facebook per promuovere un aperitivo durante il Fuori Salone. La scelta è strettamente legata alla visibilità o all’esclusività che vogliamo associare al nostro evento.
Quali che siano le modalità e i mezzi di promozione, è sempre necessario pianificare un recall su tutti gli invitati, per essere certi che siano a conoscenza dell’evento ed abbiano ricevuto l’invito con le informazioni indispensabili per la partecipazione. Se l’invito è aperto a un numero elevato di persone, è utile creare una landing page di registrazione, dove i partecipanti possono confermare la loro adesione e trovare i dettagli relativi all’agenda, alla location e all’organizzazione dell’evento stesso.
La comunicazione prosegue anche dopo che l’evento è terminato. È infatti buona norma inviare un ringraziamento a tutti i partecipanti e, ove prevista, la documentazione relativa all’evento stesso: foto, video, presentazioni, cartella stampa. Se l’evento ha avuto un buon successo può avere senso, sottolineare il risultato con un post dedicato sui profili Social aziendali, con un comunicato stampa, con una pagina sul sito aziendale.
Fondamentale, nel processo di comunicazione, per valutare correttamente il risultato ottenuto, è la raccolta dei feedback dei partecipanti.
Per non farla sembrare una pratica burocratica odiosa, serve un po’ di inventiva sia nella stesura delle domande, che nella presentazione delle stesse. Oggi con l’ausilio della tecnologia, possiamo coinvolgere i presenti a un sondaggio via Samrtphone, premiando le risposte più spiritose, quelle più veloci, quelle più brevi o quelle più lunghe…il risultato è la creazione di un piccolo evento nell’evento, maggiore coinvolgimento del pubblico e l’ottenimento di numerose informazioni utili.
BONUS: il TEAM
Per concludere, il bravo Event Manager deve sempre ricordarsi di tutti coloro che hanno collaborato alla buona riuscita dell’evento, ovvero di tutti i collaboratori interni ed esterni, ma anche di tutti i colleghi dei vari reparti, che, anche se non direttamente coinvolti nell’organizzazione, hanno contribuito a dare visibilità, a produrre o consegnare per tempo il materiale, a portare il maggior numero di invitati, a gestire le pratiche burocratiche…. Conoscere e sapere valorizzare il contributo di ognuno è quello che ci si aspetta che un (Event) Manager sappia fare.
Quali sono gli aspetti critici nell’organizzazione degli eventi per la tua Azienda? Lasciaci un commento.