Che si tratti di PR tradizionali o Digital chi se ne occupa conosce la fondamentale importanza della MediaList, un tool che, se ben strutturato, costantemente aggiornato e accuratamente gestito, può fare la differenza tra una campagna di PR di successo e una mediocre.

Per i non addetti ai lavori, la MediaList non è altro che un database dove vengono raccolti nominativi, indirizzi e informazioni salienti di giornalisti ed altri contatti utili per la nostra attività di PR.

Come si crea una MediaList?

Posto che ogni addetto stampa è gelosissimo dei propri contatti e non cederà mai queste informazioni per alcuna ragione al mondo (anche perchè spesso si tratta di dati sensibili e debbono essere gestiti con la massima cura e riservatezza), è bene organizzarsi per costruire un database proprio.

Una volta, reperire le informazioni richiedeva anni e anni di lavoro, contatti e relazioni personali oltre ad una buona dose di intraprendenza nel chiedere numeri di telefono e biglietti di visita anche a giornalisti incontrati, seppur solo per un frangente, nei corridoi di una redazione o ad un evento.

Oggi è tutto più semplice perchè l’ informazione viaggia con maggiore fluidità ed internet e i social network ci vengono in aiuto nella nostre ricerche.

Uno strumento fondamentale di cui dotarsi è senza dubbio l’Agenda del giornalista, disponibile sia in versione cartacea che in abbonamento online. L’agenda del giornalista è la più importante banca dati sull’informazione e sulla comunicazione italiana e contiene oltre 200.000 riferimenti, aggiornati costantemente durante l’anno.

Linkedin, inotre, può fornirci importanti informazioni su quali posizioni ricoprono i professionisti all’interno delle redazioni e, in particolare, può mantenerci aggiornati circa le evuoluzioni, i cambi di ruoli e gli avanzamenti di carriera

Twitter è un altro social molto usato dagli addetti all’informazione, una volta individuati i nostri interlocutori potremmo ricercarli su Twitter e diventarne follower. Seguirli potra aiutarci a comprenderne meglio gli interessi, le tematiche che sono soliti affrontare e, perchè no, cercare di avere qualche informazione che potrebbe tornarci utile quando dovremo contattarli di persona.

Le Medialist 2.0, oltre ai giornalisti off e online, dovranno contenere anche i dati relativi ai blogger più influenti del settore.

Come organizzare la MediaList?

Personalmente ritengo che Excel sia ancora lo strumento più funzionale per redigire una MediaList. È sufficientemente flessibile, rapidamente aggiornabile e i documenti creati con questo applicativo possono essere importati in poche mosse per creare database di tool quali ad esempio Mailchimp

Il form dovrà contenere Nome, Cognome, Testata, Indirizzo mail, numero di telefono fisso e cellulare. L’indirizzo fisico, nell’era del digitale sembra un po’ passato di moda, ma personalmente preferisco averlo, potrebbe tornare utile se, ad esempio, volessimo inviare un prodotto da recensire.

Tra l’altro, non è un’informazione difficile da reperire, poiché di solito gli indirizzi delle redazioni sono ben noti e il lavoro fatto a monte per rendere la nostra MediaList il più possibile completa, ci verrà in aiuto quando saremo oberati di lavoro e non avremo neanche un minuto da dedicare al check degli indirizzi

E’ inoltre opportuno prevedere un campo Note utile per raccogliere tutte le informazioni che ci perverranno durante il nostro operato.

Schermata del 2015-10-19 17:02:45

 

Per una migliore organizzazione degli indirizzi, varrà la pena di suddividere il documento in media nazionali, media locali, online, blog. E’ inoltre assolutamente consigliabile strutturare le MediaList per settori, questo ci consentirà di evitare l’invio comunicati relativi a prodotti tecnologici ad un giornalista che scrive di moda e viceversa. Oltre ad avere la certezza che il nostro materiale sarà cestinato, dimostreremmo una scarsa professionalità!

Come aggiornare la MediaList?

Il miglior modo per mantenere una MediaList aggiornata è utilizzarla con assiduità e annotare ogni minima variazione in tempo reale. Un numero di telefono è cambiato? Prendiamone subito nota o potremmo avere difficoltà ad entrare in contatto con il nostro interlocutore la prossima volta.

I recall sono momenti fondamentali per arricchire di informazioni il nostro database e il campo note ci verrà senza dubbio utile. E’ li che dovremo appuntarci ogni minima notizia, anche quelle apparentemente banali: “il pomeriggio è sempre fuori sede”, “non gradisce essere chiamato il Lunedì mattina”, “non ama partecipare agli eventi” tutte queste indicazioni ci eviteranno inutili perdite di tempo e anche qualche brutta figura. Non ha senso insistere nel chiamare il pomeriggio chi non è mai in sede, anche il collega che risponde o il receptionist si spazientiranno e avranno tutto il diritto di mandarci a quel paese.

Informazioni più personali quali interessi o passioni potranno anch’essi essere d’aiuto nell’instaurare una relazione un po’ più amichevole con il giornalista di turno.

Non dimentichiamoci, infatti , che spesso nelle redazioni arrivano centinaia di telefonate di addetti stampa che chiedono notizie in merito ai loro comunicati. Distinguersi scambiando qualche parola con un taglio più personale potrebbe costituire una piacevole variante per il nostro interlocutore.

All’inizio di ogni nuovo lavoro sarà opportuno dare una ricontrollata alla MediaList, verificando con gli strumenti sopra indicati se ci sono variazioni di rilevo, tuttavia, se abbiamo lavorato con rigore e precisione all’ultimo recall, avremo solo piacevoli sorprese.

Un’ultima precisazione, duplichiamo la MediaList per ogni nuovo progetto che dovremo gestire, eviteremo così di sovrapporre le informazioni!